CRM For Small Business | Best FREE Customer Relationship Management Software (2020) (Video: Stewart Gauld)

 

 

HubSpot How To: How to Use the HubSpot CRM (Video: Campaign Creators)

 

 

CRM là gì? 

C = viết tắt cho từ Customer (khách hàng).  R = Relationship. M = Management. 
CRM là từ viết tắt của Customer Relationship Management hay còn gọi là Quản trị quan hệ khách hàng. Thông thường CRM được nhắc đến như một công cụ quản lý các thông tin liên lạc, bán hàng, …. Mục tiêu duy nhất của CRM là phát triển mối quan hệ của doanh nghiệp với khách hàng.

Phần mềm CRM (Customer Relationship Management) là phần mềm quản trị quan hệ khách hàng. Đây là sự kết hợp giữa ứng dụng thực tế, chiến lược và công nghệ mà những công ty sử dụng để quản lí và phân tích sự tương tác và dữ liệu của khách hàng.

Nhờ CRM, công ty có thể phát triển mối quan hệ với khách hàng và tăng doanh số.

Hệ thống CRM soạn thảo dữ liệu khách hàng thông qua các kênh khác nhau. Hoặc thông qua các điểm liên lạc giữa khách hàng và công ty:

Trang web của công ty
Điện thoại
Trò chuyện trực tuyến
Thư từ trực tiếp
Các tài liệu marketing
Mạng xã hội.
Hệ thống CRM cũng giúp cho nhân viên làm việc trực triếp với khách hàng chi tiết về:

Về cơ bản, phần mềm CRM tập hợp thông tin và tài liệu khách hàng thành một dữ liệu CRM. Vì vậy các doanh nghiệp có thể truy cập và quản lí, quản lý tệp khách hàng dễ dàng hơn.

Qua thời gian, nhiều chức năng được thêm vào hệ thống CRM để chúng trở nên hữu ích hơn. Một vài chức năng bao gồm ghi lại sự tương tác khách hàng thông qua:

Email
Điện thoại
Mạng xã hội
Các kênh khác
Phụ thuộc vào khả năng của hệ thống, tự động hóa quá trình tự động hóa công việc như:

Nhiệm vụ
Lịch
Cảnh báo
Giúp người quản lí khả năng theo dõi hiệu suất và năng suất dựa trên thông tin trên hệ thống.
Tự động hóa marketing: Công cụ CRM với khả năng tự động hóa marketing có thể tự động hóa những công việc lặp lại để thúc đẩy marketing tại những điểm khác nhau trong vòng đời.

Ví dụ, khi khách hàng tiềm năng vào hệ thống. Nó có thể tự động gửi tư liệu marketing triển vọng để chăm sóc khách hàng. Hệ thống CRM thường gửi qua email hoặc mạng xã hội, với mục đích biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức.

Email Marketing là một trong những chiến lược quan trọng đem lại nhiều hiệu quả cho hệ thống CRM. Vậy Email Marketing là gì? Tại sao phải sử dụng Email Marketing?

#1. Tự động hóa lực lượng bán hàng
Theo dõi sự tương tác khách hàng và tự động hóa những chức năng kinh doanh nhất định, cần thiết. Nó sẽ theo dõi khách hàng tiềm năng và nhanh chóng thu hút, tìm kiếm nhiều khách hàng mới.

#2. Tự động hóa trung tâm liên lạc
Tự động hóa trung tâm liên lạc được thiết kế để giảm những khía cạnh tẻ nhạt của công việc từ đại lý trung tâm liên lạc. Nó có thể bao gồm đoạn thu âm trước để giúp đỡ cho việc giải quyết vấn đề khách hàng và phân tán thông tin.

Nhiều phần mềm crm tích hợp màn hình máy tính có thể giải quyết các yêu cầu từ phía khách hàng. Vd cắt giảm thời gian cuộc gọi và đơn giản các quá trình dịch vụ khách hàng.

#3. Công nghệ định vị, hoặc dịch vụ dựa trên vị trí
Một vài hệ thống CRM gồm công nghệ giúp hoạch định chiến lược marketing địa lý dựa trên vị trí thực tế của khách hàng. Thỉnh thoảng kết hợp với ứng dụng GPS phổ biến.

Công nghệ định vị còn có thể được dùng như một công cụ quản lý mạng hoặc liên lạc để tìm kiếm triển vọng bán hàng dựa trên vị trí.

#4. Tự động hóa quy trình làm việc
Hệ thống CRM giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình chăm sóc khách hàng bằng việc lược bỏ khối lượng công việc nhàm chán. Điều này sẽ giúp nhân viên tập trung vào các công việc sáng tạo và có trình độ cao hơn.

#5. Tạo Lead Management
CRM tạo điều kiện cho team sales nhập, theo dõi và phân tích dữ liệu leads trên cùng một hệ thống.

#6. Quản lí nhân sự
Hệ thống CRM giúp theo dõi thông tin nhân viên. Ví dụ như thông tin liên lạc, đánh giá hiệu suất trong công ty. Vì vậy, bộ phận nhân sự có thể quản lí nhân viên một cách hiệu quả hơn.

#7. Phân tích
Phân tích trong CRM giúp làm tăng mức độ hài lòng của khách hàng bằng việc phân tích dữ liệu người dùng và hoạch định chiến lược marketing target hiệu quả.

#8. Công nghệ trí tuệ nhân tạo AI
Công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), như Salesforce Einstein, được xây dựng trên nền tảng CRM để tự động hóa công việc lặp lại, xác định mô hình mua từ khách hàng từ đó dự đoán nhu cầu của khách hàng trong tương lai và hơn thế nữa.

CRM còn được xem là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực trong chiến lược Inbound Marketing.

Hiện nay, có rất nhiều công ty cung cấp hệ thống CRM dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong khi đó, đối với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc các chủ tập đoàn, họ có xu hướng chọn lựa 5 nhà cung cấp CRM uy tín. Ví dụ: Salesforce, Microsoft, SAP, Infusionsoft và Oracle.

Hệ thống CRM được phân loại như sau:

#1. CRM tại chỗ
Hệ thống quản lý, kiểm soát, bảo mật, bảo trì dữ liệu và thông tin của công ty bằng phần mềm CRM.

Bằng cách này, công ty mua giấy phép trả trước thay vì mua bản đăng kí hằng năm từ một nhà cung cấp CRM cloud.

Phần mềm quản lý khách hàng sẽ ở tại máy chủ của công ty. Và người dùng sẽ chịu chi phí cho mọi nâng cấp phần mềm.

Nó thường kéo dài quá trình lắp đặt để hoàn toàn có được dữ liệu của công ty. Những công ty với yêu cầu CRM phức tạp có thể thu lợi từ sự triển khai tại chỗ.

#2. Cloud-based CRM
Đây là dạng CRM dựa trên nền tảng cloud, hay còn gọi là SaaS (phần mềm như một dịch vụ) hoặc CRM trực truyến. Dữ liệu được dự trữ ở mạng lưới bên ngoài để có thể truy cập mọi lúc mọi nơi có internet.

Thỉnh thoảng một nhà cung cấp dịch vụ thứ ba có thể giám sát sự lắp đặt và duy trì.

Khả năng triển khai nhanh, tương đối dễ dàng của cloud thu hút những công ty có các chuyên gia hoặc tài nguyên bị giới hạn về công nghệ.

Công ty có thể xem cloud CRM như một sự lựa chọn hợp lý về giá cả. Các nhà cung cấp như Salesforce tính phí người dùng dựa trên sự đăng kí và sự lựa chọn trả phí hàng tháng hay hàng năm.

Bảo mật dữ liệu là sự quan tâm cơ bản của các công ty sử dụng hệ thống dựa trên cloud. Vì công ty không kiểm soát thực tế việc lưu trữ và bảo trì dữ liệu của mình.

Nếu nhà cung cấp cloud ngừng hoạt động hoặc bị công ty khác mua lại, dữ liệu của doanh nghiệp đó có thể bị xâm phạm hoặc bị mất. Các vấn đề tương tự cũng có thể xảy ra khi dữ liệu ban đầu di chuyển từ hệ thống nội bộ của công ty sang cloud.

Cuối cùng, giá cả là vấn đề đáng quan tâm. Vì chi phí trả cho việc đăng kí phần mềm quản lý khách hàng có thể tốn kém hơn theo thời gian hơn so với các mô hình tại chỗ.

Các dạng của mô hình CRM
Ví dụ: Khả năng phát triển của phần mềm CRM
Truyền thống: Hồ sơ, lịch sử khách hàng. Chiến dịch Marketing
Hiện đại: Công nghệ đám mây, mobile. Quản lý truyền thông xã hội. Sự nâng cấp dịch vụ
Giai đoạn phát triển nhất: CRM xã hội. AI, IoT. Hồ sơ toàn diện.
#3. Open-source CRM
Open source CRM cung cấp mã nguồn cho người dùng, cho phép công ty, tổ chức thay đổi miễn phí.

Các hệ thống open source CRM cũng cho phép bổ sung và tùy chỉnh các liên kết dữ liệu trên các kênh truyền thông xã hội. Và nó hỗ trợ những công ty muốn cải thiện các ứng dụng thực tế của CRM xã hội.

Các nền tảng open source CRM như OroCRM, SuiteCRM và SugarCRM cung cấp các lựa chọn thay thế cho các nền tảng độc quyền từ Salesforce, Microsoft và các nhà cung cấp, tổ chức khác.

Việc áp dụng phương thức triển khai CRM tùy thuộc vào nhu cầu, nguồn lực và mục tiêu kinh doanh của công ty. Vì mỗi phương pháp có chi phí khác nhau liên quan đến nó.

#4. Trung tâm liên hệ
Theo truyền thống, thực hành nhập dữ liệu cho các hệ thống CRM là trách nhiệm của các bộ phận sales và marketing, tương tác với khách, cũng như các đại lý trung tâm liên lạc.

Sales và marketing team thu hút được leads và cập nhật hệ thống thông tin.

Các trung tâm liên lạc thu thập dữ liệu và kiểm tra hồ sơ lịch sử của khách hàng thông qua các cuộc gọi dịch vụ và tương tác hỗ trợ kỹ thuật.

#5. CRM xã hội
Phương tiện truyền thông xã hội trong CRM liên quan đến các doanh nghiệp thu hút và tương tác với khách hàng trực tiếp thông qua các trang mạng xã hội như: Facebook, Twitter và LinkedIn.

Phương tiện truyền thông xã hội trình bày một diễn đàn mở để khách hàng chia sẻ kinh nghiệm với một thương hiệu. Thậm chí họ đang phê bình hoặc quảng bá sản phẩm.

Để tăng giá trị tương tác của khách hàng trên phương tiện truyền thông xã hội, các doanh nghiệp sử dụng các công cụ CRM xã hội.

Một số lợi ích của dạng CRM xã hội
Nó theo dõi các cuộc trò chuyện trên phương tiện truyền thông xã hội, từ thương hiệu đến tần suất từ ​​khóa được sử dụng, để xác định target audience và nền tảng họ sử dụng.

Các công cụ khác được thiết kế để phân tích phản hồi truyền thông xã hội và giải quyết các vấn đề và thắc mắc từ phía khách hàng. Từ đó chăm sóc khách hàng mang lại tỉ lệ chuyển đổi cao

Công ty quan tâm đến việc nắm bắt tình cảm của khách hàng như giới thiệu sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng, để phát triển các chiến lược marketing online và dịch vụ.

Các công ty cố gắng tích hợp dữ liệu CRM xã hội với dữ liệu khách hàng khác thu được từ các bộ phận sales hoặc marketing để có một cái nhìn duy nhất về khách hàng.

Một cách khác để CRM xã hội tăng thêm giá trị cho các công ty và khách hàng là thông qua cộng đồng khách hàng.

Khách hàng đăng bài đánh giá về sản phẩm. Và có thể tham gia với các khách hàng khác để khắc phục sự cố hoặc nghiên cứu sản phẩm trong thời gian thực tế.

Cộng đồng khách hàng có thể cung cấp dịch vụ khách hàng cấp thấp cho một số vấn đề nhất định và giảm số lượng cuộc gọi của trung tâm liên lạc. Đồng thời họ cũng có thể cung cấp ý tưởng sản phẩm hoặc phản hồi mới mà các công ty có thể sử dụng thay cho các nhóm phản hồi.

#6. Mobile CRM
Các ứng dụng CRM cho smartphones và máy tính bảng đã trở thành một ứng dụng bắt buộc đối với các đại diện sales và chuyên gia marketing.

Họ muốn truy cập thông tin khách hàng và thực hiện nhiệm vụ khi họ không thể ở trong văn phòng.

Mobile CRM  tận dụng các tính năng dành riêng cho các thiết bị di động. Chẳng hạn như GPS và khả năng nhận dạng giọng nói.

Từ đó, cung cấp cho nhân viên sales và marketing thông tin khách hàng từ bất cứ đâu.

#7. Hệ thống CRM thực tiễn doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B)
CRM System trong B2B theo dõi doanh số khi họ di chuyển qua kênh sales. Đồng thời nó cho phép doanh nghiệp giải quyết mọi vấn đề có thể xảy ra trong quá trình.

Các hệ thống CRM trong thị trường B2B giúp tạo ra nhiều khả năng hiển thị hơn cho leads và tăng hiệu quả trong suốt quá trình sales.

Một số thách thức về hệ thống CRM là gì?
Những tiến bộ trong công nghệ CRM, nếu không có sự quản lý phù hợp, một CRM system có thể không bằng một cơ sở dữ liệu trong đó thông tin khách hàng được lưu trữ.

Bộ dữ liệu cần được kết nối, phân phối để người dùng dễ dàng truy cập thông tin họ cần. Đồng thời chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất.

Các công ty có thể gặp khó khăn để có một cái nhìn duy nhất về khách hàng nếu bộ dữ liệu của họ không được kết nối và tổ chức trong một bảng điều khiển hoặc giao diện duy nhất.

Những thách thức cũng nảy sinh khi các hệ thống dữ liệu khách hàng trùng lặp hoặc lỗi thời.

Đặc biệt, những vấn đề này có thể làm giảm trải nghiệm của khách hàng. Nguyên nhân có thể là do:

Thời gian chờ đợi lâu trong các cuộc gọi điện thoại
Xử lý không đúng các trường hợp hỗ trợ kỹ thuật
Và các vấn đề khác …
CRM System mang lại hiệu quả tốt nhất khi bạn thường xuyên dọn dẹp dữ liệu khách hàng hiện tại.

Từ đó loại bỏ các hồ sơ trùng lặp và không đầy đủ trước khi họ bổ sung dữ liệu CRM bằng các nguồn thông tin bên ngoài.

Nmuốn chăm sóc khách hàng tốt nhất cho doanh nghiệp mình, hãy luôn đặt khách hàng làm trọng tâm. Nghiên cứu, quản lý nguồn dữ liệu về khách hàng là giải pháp hàng đầu cho bạn.

5 lợi ích của CRM

1. CRM giúp cải thiện việc tổ chức thông tin
Bạn càng biết nhiều thông tin về khách hàng của mình, bạn càng có thể cung cấp cho họ những trải nghiệm tích cực và thực sự mang lại kết quả tốt. Mọi hành động cũng như tương tác của khách hàng với doanh nghiệp của bạn cần được xác định và ghi lại.Để làm được điều này, doanh nghiệp cần loại bỏ việc ghi chép thông tin khách hàng trên giấy nhớ hoặc bất kì giấy tờ rải rác nào khác. Sử dụng công nghệ quản lý thông tin khách hàng CRM không chỉ định lượng và phân loại chính xác dữ liệu mà còn có thể cung cấp dữ liệu đó cho các bộ phận cần đến nó nhanh chóng hơn.

Phần mềm CRM cho phép bạn lưu trữ một danh sách lớn các khách hàng và bất kỳ các thông tin quan trọng nào liên quan đến họ. Nhờ vào điện toán đám mây, việc truy cập vào tệp dữ liệu khách hàng thậm chí còn thuận tiện hơn trước. Điều này sẽ giúp tránh lãng phí thời gian cho cả khách hàng và nhân viên.

2. Nâng cao khả năng truyền đạt thông tin
Như đã đề cập ở trên, CRM giúp mọi nhân viên có quyền truy cập vào cùng một dữ liệu khách hàng. Ngay cả khi khách hàng của bạn chỉ liên lạc thông qua một liên hệ chính duy nhất nhưng tại một thời điểm nào đó, liên hệ đó có thể không sẵn sàng để tiếp tục chăm sóc khách hàng. Điều đó có nghĩa là khách hàng có thể bắt buộc phải làm việc với người mới – người thay thế cho người cũ. Khi điều đó xảy ra, nhiều khách hàng sẽ cảm thấy không vui khi phải bắt đầu làm việc với người mới vì nhân viên thay thế không hiểu rõ được sở thích và vấn đề mà họ đang gặp phải.

CRM sẽ loại bỏ mối lo ngại này bằng cách cung cấp thông tin khách hàng chi tiết cho bất kỳ ai đang cần đến. Vì vậy, nó đã giải quyết được vấn đề của việc ai hiện đang hỗ trợ khách hàng, bởi vì cả hai bên sẽ làm việc từ cùng một luồng thông tin. CRM hoạt động dựa trên điện toán đám mây và có thể được truy cập từ bất kỳ nguồn nào khi có internet.

3. CRM giúp cải thiện dịch vụ khách hàng
Đương nhiên thời gian của bạn rất có giá trị nhưng thời gian của khách hàng lại càng giá trị hơn. Và nếu khách hàng của bạn gặp phải sự cố cần giải quyết, họ sẽ cảm thấy không hài lòng nếu vấn đề đó không được xử lý nhanh chóng.

Với CRM, ngay khi khách hàng liên hệ với công ty của bạn, quản lý có thể truy cập tất cả các hoạt động đã có của khách hàng liên quan đến sở thích, các giao dịch mua hàng trước đây và bất kỳ điều gì khác có thể hỗ trợ họ trong việc tìm giải pháp.

Với CRM, hỗ trợ khách hàng và giải quyết các vấn đề của khách hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. 

Và CRM giúp tự động hóa công việc hàng ngày
Trong quá trình từ khi khách hàng biết đến doanh nghiệp cho đến khi chốt được deal đòi hỏi đội Sales phải thực hiện rất nhiều công việc nhỏ lẻ: những mẫu đơn cần được điền, báo cáo cần được gửi, các vấn đề về pháp lý cần được giải quyết – những công việc phụ trợ này quan trọng nhưng tốn thời gian trong quy trình bán hàng.

Các hệ thống CRM tốt nhất được thiết kế để loại bỏ gánh nặng của những nhiệm vụ này khỏi vai nhân viên nhờ vào các tính năng tự động hóa (Automation). Điều này cho phép các nhân viên bán hàng của bạn sẽ có thể tập trung nhiều nỗ lực hơn vào việc chốt khách hàng tiềm năng và giải quyết các vấn đề của khách hàng thay vì mất thời gian xử lý các công việc chi tiết khác.


4. CRM mang lại hiệu quả cao hơn cho nhiều nhóm
Thông tin liên lạc tự động lưu trữ cho phép bạn xem email, lịch và chi tiết các cuộc gọi điện với khách hàng chỉ trên một nền tảng. Đội ngũ sale, marketing và chăm sóc khách hàng có thể chia sẻ thông tin có giá trị về khách hàng để cùng nhau chuyển đổi họ đi sâu xuống phễu bán hàng.

Với sự dễ dàng này, các nhóm có thể làm việc liền mạch với nhau để cải thiện việc bán hàng và đạt được hiệu quả trong công việc.

5. CRM giúp cải thiện dữ liệu phân tích và báo cáo
Với phần mềm CRM, việc thất bại do các tính toán sai là điều khó xảy ra. Các hệ thống CRM lưu trữ thông tin ở một nơi giúp cải thiện việc phân tích và tổng hợp tất cả dữ liệu với nhau. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng tích hợp các công cụ hoặc plugin khác nhau vào CRM để tạo các báo cáo tự động.


Cá nhân hóa chế độ xem dashboard để nhanh chóng xác định vị trí thông tin cần thiết như thông tin bán hàng, mục tiêu sale và báo cáo hiệu suất để đạt được các cơ hội chưa được khai thác. Với dữ liệu báo cáo tốt hơn, bạn có thể đưa ra các quyết định một cách hiệu quả để có được niềm tin của khách hàng và lợi nhuận dài hạn.

Chìa khóa để mang đến cho khách hàng những gì họ muốn nằm ở việc bạn phải thật sự hiểu họ và những lợi ích của CRM mang lại cho doanh nghiệp sẽ giúp bạn thực hiện điều đó. CRM giúp bạn và khách hàng dễ dàng giao tiếp, dịch vụ khách hàng được cải thiện và dữ liệu được tổ chức tốt hơn.

(Theo Doanh nghiệp)

Share this:
@ 2020 TN InfoWay